Um das spezifische Schulprofil und die lokalen Besonderheiten einer Schule im Rahmen der externen Evaluation erfassen zu können, ist die Evaluationsleitung in der Vorbereitung auf aussagekräftige Informationen angewiesen. Dazu richtet die Schule einen temporären Zugang auf die digitale Dokumentenablage ein.
Das Evaluationsteam behandelt alle Unterlagen streng vertraulich, der Datenschutz ist auch in diesem Fall jederzeit gewährleistet.
Von der Schule müssen keine Dokumente zusätzlich erstellt werden. Die externe Schulevaluation analysiert die vorhandenen Unterlagen (z.B. Leistungsauftrag, Konzept Qualitätsmanagement, Schwerpunkte der Schul- und Unterrichtsentwicklung, Stellenbeschriebe).